‘좋은 커뮤니케이션’, 업무·인간관계 균형 잡혀야

업무에 대한 사고방식이나 적극적인 업무처리방법에 대해서 총체적인 경영책임자와 일반사원 사이에 입장에 따른 격차가 있는 것은 당연하다. 따라서 경영자와 사원, 상사와 부하 직원 간의 밀접한 의사전달은 쾌적한 직장환경을 만드는 것과 동시에 업무의 질적 향상을 효율적으로 추진하는 데 있어서 필수적인 조건이다. 업무상의 밀접한 의사전달은 가족이나 친구와의 관계와는 다른 차원에 있다는 것을 인식할 필요가 있다. 효과적인 의사전달 방법에 대해 알아본다.

업무상 효과적인 의사전달 확립을 위한 첫째 요소는 상사부터 부하직원까지 모두 회사 업무에 대한 공통적인 이해와 가치관을 확립하도록 철저히 노력하는 것이다. 어렵지만 항상 회사의 경영방침을 명시하고 업무에 관한 정보나 명령은 정확한 보고와 전달과정을 필요로 한다. 그리고 정보의 흐름을 파악하기 위해 위에서 아래로 아래에서 위로 상시적으로 연락과 보고를 원활하게 이뤄져야 한다.

둘째로 사내 커뮤니케이션을 구축하려면 사원과의 직접적인 대화를 통해 의사소통을 꾀하고 인간성(마음)을 고려하여 배려해야 한다. 좋은 커뮤니케이션이란 업무 측면(업무관계), 인간 측면(인간관계)의 균형이 잡힌 상태라고 할 수 있다. 업무관계와 인간관계의 양립을 높은 수준에서 실현할 수 있는 경영자로 올라서는 일은 상당히 어렵다. 업무에 대한 책임감을 부여해 경험을 쌓게 하고, 직접적인 대화를 통한 의사소통을 꾀하고 상호 간의 마음이 통하는 커뮤니케이션을 유념하는 경영자라면 사원도 적극적으로 따라올 수 밖에 없다.

마음의 문은 항상 열어 놓아야

소규모 회사라면 사장을 중심에 두고 업무처리가 이뤄진다. 그 외에 다른 책임상사가 있다면 그 상사에게 중심을 실어주게 된다. 부하들은 항상 리더가 무엇을 생각하고 무엇을 하려는가를 주시한다. 그러면서도 자신의 근무태도가 평가받고 잇다는 것을 의식하여 일을 하면서도 상부의 새로운 업무 지시에 대응할 마음의 준비자세 또한 놓치지 않고 있다.

일반적으로 평범한 감각을 지닌 사원이라면 업무능력에 관해 상사의 좋은 평가를 받아 인정받기를 원한다. 혹은 경험 많은 베테랑급 사원 이라면 자신에 대한 상사의 기대가치에 대해 자부심을 갖게 된다. 이런 의식을 바탕으로 새로운 업무명령이 주어졌을 때 자극이 되어 일에 대한 의욕이 크게 높아진다. 사내 연대감은 이런 것을 계기로 발생한다. 사장실의 문과 함께 마음의 문을 항상 열어두는 것은 사원과의 원활한 의사전달 뿐만 아니라 업무상 상담을 비롯하여 인생 상담까지 받아들이게 되어 사원에게 신뢰감을 줄 수 있다.

사원에게 업무를 지시할 때는 업무내용을 확실히 전달하여 이해한 것을 확인하고 대화를 통해 업무상황이나 개인적인 근황을 들어주면서 업무의 진행 방법에 대한 어드바이스를 해주는 것이 좋다. 또한 리더로서 경영에 대한 의욕을 사원에게 직접 보임으로서 사내분위기를 잡아주고, 업무에 대한 열의를 고양시키는 것도 게을리 하지 않도록 한다.

마음의 접촉으로 부하 직원이 다가오게 하라

경영자와 사원, 상사와 부하 직원은 입장이 다르기 때문에 업무처리 방법에도 차이가 생기는 경우가 있다. 직원의 업무량은 증가할 것이고 근무시간 중에 개인적인 사담시간이 없게 된다. 게다가 새로운 거래처로부터 주문을 받게 되었다고 하자 매출향상을 바라는 사장으로서는 고객으로부터의 수주가 증가할수록 일에 대한 의욕을 불태운다. 수요증가에 따라 증가된 업무량을 사원들에게 전달하고 업무협력을 요구할 때 마른땅이 비를 빨아들이듯이 사원의 수용태도가 적극적이면 별다른 문제가 생기지 않는다. 이런 경우는 평상시 사내 커뮤니케이션이 잘 구축된 결과일 것이다. 업무량이 증가 할수록 질퍽한 땅에 물이 고여 넘쳐흐르는 듯 거부 반응이 나온다면 업무처리능력을 검토하기 이전에 사원이 회사에 대해 어떤 의식을 가지고 있는지 적극적으로 검토할 필요가 있다.

사장과 사원의 입장에 따른 업무 처리 방법도 마찬가지이다. 그렇기에 리더는 평소에 사원들에게 적극적인 업무 처리 방법을 가르치고 대화를 통해 인간적인 측면을 높여가는 진심어린 접촉이 필요하다. 마음으로 접할 때는 형식적이어서는 안 된다. 형식적인 마음의 접촉은 곧바로 드러나며 사원들의 마음은 멀어져 간다. 리더는 자신의 사고방식을 쉽게 알려주고 부하 직원의 이야기는 자세하게 들어주는 귀를 가져야 한다. 그런 후에도 업무에 대한 거부 반응이 있다면 오히려 일을 즐기는 감각을 심어준다. 그리고 ‘우선 해보게. 자네라면 할 수 있어’하고 사원의 얼굴을 보면서 기운을 복돋아 주어야 한다.

업무정보를 부하 직원에게 먼저 주어라

부하 직원에게 업무를 명령할 때는 그 일에 관련된 정보를 제공해 주어야 한다. 정보제공이란 해당 업무의 목적, 목표 및 예상된 효과뿐만 아니라 추진 방법, 업무에 관련된 특유한 사정, 실행 상의 주의사항 등이다. 그 업무가 평소 정형적으로 행해지는 것이라면 그때 마다 설명할 필요는 없겠지만 그래도 수정 보완할 것들이 생겨난다면 다시 원점에서 시작해야 한다. 새로운 업무가 담당직원에게 처음 부여되는 경우나 회사가 처음 시도하는 사업인 경우에는 경영자나 상사가 가지고 있는 정보는 더욱 더 면밀하게 부하 직원에게 제공되어야 할 필요가 있다.

즉, 부하직원에게 일을 지시할 때는 단순한 ‘시작’의 명령뿐만 아니라 주요 정보는 물론 처리상의 주의 사항까지 사전에 설명해 주어야 한다. 상사는 평상시 업무 처리 과정에서 먼저 입수한 최신정보를 부하직원에게 주고 부하 직원으로부터도 정보를 받아들이는 ‘정보 교환’의 적극적인 마인드가 부하 직원과의 커뮤니케이션을 쌓아가는 발판이 된다는 것을 명심하자.

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